KEBIJAKAN PENGEMBANGAN KOLEKSI FAKULTAS GEOGRAFI UGM

       I.            PENGANTAR

Sebagai sumber dan pusat layanan informasi, Perpustakaan Fakultas Geografi UGM merupakan sumber pembelajaran dan sumber aktivitas intelektual yang sangat penting bagi segenap sivitas akademika dalam mendukung tercapainya program Tridarma Perguruan Tinggi. Sebagai sumber pembelajaran perpustakaan menyediakan berbagai jenis koleksi yang sesuai dengan mata kuliah yang diajarkan di setiap program studi di Fakultas Geografi. Perpustakaan mengembangkan koleksi sesuai dengan kebutuhan mahasiswa guna mendukung kelancaran studi di Fakultas Geografi. Terdapat lebih 4.500 judul buku teks,  lebih dari 1.200 judul buku referensi dan lebih dari 470 judul jurnal dan majalah.

Perpustakaan Fakultas Geografi berkomitmen untuk mengembangkan koleksinya secara komprehensif untuk memenuhi kebutuhan penggunanya saat ini maupun di kemudian hari. Oleh karena itu perpustakaan selalu berusaha memperoleh segala terbitan terkait keilmuan Geografi, baik melalui pembelian, barter maupun hibah dari lembaga lain. Perpustakaan juga mengolah koleksi lokal konten seperti peta, video, audio, dan laporan penelitian supaya koleksi digital ini mudah dikases oleh siapa saja.

II.         TUJUAN PENGEMBANGAN KOLEKSI

Tujuan pembuatan dokumen kebijakan ini adalah:

●     Sebagai kerangka manajemen dan pengembangan koleksi perpustakaan

●     Sebagai landasan pembuatan kebijakan jangka panjang Sebagai petunjuk praktis staf dalam melakukan seleksi bahan pustaka

●     Sebagai panduan untuk kepentingan berjaringan dengan perpustakaan atau lembaga lain

    

III.      VISI, MISI, DAN SASARAN PERPUSTAKAAN FAKULTAS GEOGRAFI UGM

Visi dan Misi Perpustakaan Fakultas Geografi UGM

Visi:

Sebagai Pusat Informasi Ilmiah Unggulan di Bidang Geografi.

Misi:

1.      Menyediakan berbagai sumber informasi yang mendukung pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat, khususnya bidang Geografi.

2.      Mengolah, mengemas dan merawat bahan pustaka/informasi, agar dapat dengan mudah, cepat dan tepat dimanfaatkan oleh pengguna perpustakaan.

3.      Memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi dalam memberikan kemudahan dan kecepatan layanan informasi kepada pengguna perpustakaan.

4.      Meningkatkan kualitas pustakawan sehingga dapat memberikan layanan informasi secara maksimal.

Sasaran

1.        Pada tahun 2020 memiliki koleksi konten lokal yang dimiliki Fakultas Geografi UGM 5000 konten digital dengan asumsi laporan penelitian 300 judul penelitian per tahun, ebook dan peta 100 judul pertahun. Saat ini perpustakaan Fakultas Geografi UGM mempunyai koleksi repository lokal konten sekitar 2000 judul. 

2.        Pada tahun 2016 melakukan pengadaan koleksi buku Geografi 150 eksemplar.

 IV.            PENDANAAN DAN PENGANGGARAN

Dana untuk pengembangan koleksi perpustakaan diperoleh dari dana masyarakat Fakultas Geografi UGM, sedangkan untuk penganggaran di atur dalam RKAT Fakultas Geografi UGM.

    V.            PEMILIHAN DAN PENYIANGAN BAHAN PERPUSTAKAAN

A.    Pemilihan Bahan Perpustakaan

Pengadaan koleksi perpustakaan disesuaikan dengan anggaran yang tersedia, yang telah direncanakan pada setiap tahunnya. Anggaran tersebut selain untuk pembelian, juga direncanakan untuk biaya kirim; jilid ulang; fotocopy; digitalisasi; dan lain-lain.

Seleksi bahan pustaka harus memenuhi kriteria sebagai berikut:

Subyek/ Isi : Bahan pustaka harus sesuai dengan misi perpustakaan

Nilai : Isi bahan pustaka harus bisa digunakan sebagai sumber referensi  dalam kegiatan penelitian

Kondisi : Sebisa mungkin bahan pustaka dalam edisi asli –bukan fotocopy atau bajakan

Dalam melakukan seleksi koleksi perpustakaan, perpustakaan Fakultas Geografi UGM menggunakan alat bantu :

a.    Angket, angket disebarkan ke mahasiswa dan dosen untuk menjaring koleksi yang di butuhkan oleh mahasiswa dan dosen dalam kegiatan belajar mengajar di Fakultas Geografi UGM

b.   Perpustakaan melakukan pembelian langsung bahan pustaka, dalam pembelian langsung ini perpustakaan terlebih dahulu melihat statistik koleksi yang paling banyak dipakai oleh mahasiswa

B.     Pedoman Umum Untuk Pemilihan Bahan Perpustakaan

Pedoman berikut dimuat untuk membantu pustakawan, koordinator, dan dosen dalam memilih bahan yang berkualitas untuk koleksi perpustakaan. Di antara kriteria ini ada beberapa kriteria yang lebih penting. Oleh sebab itu, jika dimungkinkan, bahan yang tidak memenuhi kriteria yang terdaftar dibawah ini, masih akan dipertimbangkan.

1. Bahan Tercetak

a                     Kualitas isi

Karya non fiksi harus mempunyai acuan bibliografi dan indeks yang lengkap dan akurat. Karya tulis berupa skripsi dan tesis merupakan hasil karya mahasiswa Fakultas Geografi UGM yang merupakan hasil karya murni bukan hasil plagiasi. Mulai dari tahun 2013 Perpustakaan Fakultas Geografi UGM tidak menerima koleksi laporan penelitian dalam bentuk tercetak, sebagai gantinya mahasiswa mengumpulkan dalam bentuk digital. Perpustakaan Fakultas Geografi UGM tidak mempunyai koleksi buku fiksi.

b                    Kualitas fisik

Bahan yang dipilih harus tercetak dalam huruf yang berspasi rata dan dalam tipe huruf yang cukup besar untuk dibaca dengan mudah. Penjilidan harus kuat, menarik, dan buku harus mudah dibuka. Margin halaman harus cukup lebar untuk memungkinkan penjilidn ulang dan pembaca serta pembuatan fotokopi tanpa merusak penjilidan. Ilustrasi harus serasi dengan isi buku dan ditempatkan pada tempat yang sesuai dalam teks tercetak. Reproduksi karya seni, peta, dan foto yang melengkapi teks harus terfokus (tidak boleh kabur) dan warna harus jernih dan akurat.

c                     Penerbit

Karya cetak yang dipilih harus merupakan produk penerbit dengan standar kualitas yang tinggi dan reputasi yang baik, khususnya dalam penyajian materi.

d                    Hak Cipta

Karya cetak yang dipilih harus memiliki kewenangan hak cipta karya yang jelas dan mutakhir.

2. Bahan Non-Cetak

a. Kualitas Isi

            Bahan noncetak yang akan dibeli harus merupakan bahan yang oleh para kritisi atau pakar dalam lingkungan Fakultas Geografi UGM dinilai menyajikan gagasan dan informasi secara akurat dan sistematis dengan cara penyampaian yang sesuai untuk media, bidang subjek, dan pemakai. Prioritas diberikan pada bahan yang tidak akan cepat out-of-date karena materi atau penyajiannya memiliki daya tarik permanen. Artinya, yang tidak terpengaruh oleh, atau tergantung dari, selera atau mode periode tertentu. Bahan seperti permainan yang harus disertai intruksi, harus mempunyai instruksi yang jelas dan mudah diikuti.

Perpustakaan berkomitmen untuk mengembangkan koleksi dalam berbagai bentuk, oleh karena itulah perpustakaan juga aktif mengumpulkan referensi dalam bentuk digital.

Perpustakaan memperoleh koleksi digital dengan cara:

1.      Digitalisasi – versi digital dari koleksi tercetak yang telah didigitalisasi untuk kepentingan pengawetan bahan pustaka dan kemudahan pengaksesan.

2.      Perolehan koleksi digital dari Mahasiswa -  perpustakaan memperoleh koleksi digital dari pengumpulan naskah laporan penelitian tugas akhir mahasiswa Fakultas Geografi UGM antara lain ; TA, Skripsi, Tesis dan Disertasi

3.      Download dari sumber terpercaya- perpustakaan Fakultas Geografi juga mencari sumber referensi untuk koleksi digital dari sumber-sumber terpercaya seperti pangkalan database e-journal (ebsco, jstore, springerlink, dll), pangkalan database buku free tentang keilmuan Geografi (http://oapen.org/home)

b. Kualitas Teknis

            Kualitas teknis bahan yang dibeli harus mempunyai standar professional. Rekaman suara harus jernih, bebas gangguan, dan format-format visual  harus berwarna konsisten dan akurat. Perbandingan antara suara dan bahan visual harus serasi.

c. Kualitas Fisik

             Hanya judul-judul bahan noncetak dengan bahan kualitas terbaik akan dibeli. Film harus direkam pada bahan yang tidak mudah rusak, yang tidak mengandung nitrak perak. Perpustakaan hanya akan membeli kopi batu. Pedoman tercetak yang menyertai bahan audio-visual harus dicetak pada kertas yang bagus dan berhuruf yang mudah dibaca.

C.    Penyiangan Bahan Perpustakaan

Bahan perpustakaan ditarik dari koleksi perpustakaan agar koleksi tetap mutakhir, tepat guna, dan mencerminkan tujuan perpustakaan. Disamping itu, kekurangan tempat telah memaksa penarikan bahan dari Koleksi Umum, dan menurunnya daya beli perpustakaan telah mengakibatkan pembatalan langganan majalah tertentu. Dalam kegiatan pembatalan dan penarikan ini kerja sama dengan staf pengajar/Dosen sangat penting agar tidak terjadi pembatalan atau penarikan bahan yang mempunyai nilai atau arti khusus.

Sejumlah kriteria penyiangan diterapkan untuk tiap jenis bahan perpustakaan. Kriteria ini ditentukan oleh Pustakawan Pengembangan Koleksi yang berkonsultasi dengan pustakawan lain dan staf pengajar/dosen. Untuk bahan perpustakaan yang tidak tergolong kategori majalah atau terbitan berseri, criteria disasarkan atas kombinasi beberapa cirri berikut:

1)      Tidak terpakai lagi karena kadaluwarsa.

2)      Dalam bahasa yang kurang dikenal pemakai.

3)      Bidang subjek kurang sesuai untuk koleksi.

4)      Jarang dipakai dan/atau sudah lama tidak dipakai.

5)      Jumlah kopi yang tidak sesuai dengan permintaan.

6)      Cirri yang digunakan untuk menentukan criteria untuk pembatalan langganan majalah, terbitan berseri, atau standing order.

7)      Ada/tidak ada indeks.

8)      Bahasa terbitan

9)      Sesuai/tidaknya bidang subjek untuk koleksi.

10)  Pola pemakaian di masa lampau

11)  Biaya melanjutkan langganan

12)  Bahan yang dikeluarkan dari satu koleksi dapat ditransfer ke media lain dengan persetujuan pustakawan-pustakawan lain. Bahan yang dikeluarkan dari koleksi perpustakaan selanjutnya disimpan dalam gudang perpustakaan.

D.    Kriteria untuk Penyiangan

Kriteria yang diterapkan untuk mengidentifikasi judul-judul yang akan ditarik dari koleksi ditinjau kembali secra teratur oleh Pustakawan pengembangan Koleksi dan Kepala Pepustakaan. Kriteria yang ada saat ini berlaku adaah sebagai berikut,

a. Koleksi Umum

Semua edisi dari Koleksi Umum yang telah ada edisi yang lebih mutakhir menjadi bahan perpustakaan yang dicalonkan untuk ditarik dari koleksi. Keputusan diambil oleh pustakawan Pengembangan Koleksi dengan mempertimbangkan setiap judul satu per satu. Semua judul Koleksi Umum yang rusak, hilang, dan sudah sangat lama dipinjam dan tidak dikembalikan menjadi calon untuk penarikan. Keputusan untk menarik atau menggantikan dibuat kasus per kasus oleh coordinator perpustakaan yabg berkepentingan, yang berkonsultasi dengan pustakawan Pengembangan Koleksi.

Daftar-daftar koleksi calon yang akan ditarik  disusun menurut subjek, dibuat dan dikirim ke semua Dekan, Kepala Jurusan, Ketua Program Studi dan perpustakaan, dan Dosen yang berkepentingan. Dosen secara rutin akan menerima daftar bahan yang diusulkan untuk dikeluarkan dalam bidang atau jurusan mereka setiap dua atau tiga tahun. Seluruh Dosen diberitahu apabila suatu daftar judu yang akan dikeluarkan telah diedarkan. Sebelum tanggal yang telah ditetapkan, dosen diminta untuk memilih judul yang menurut penilaian mereka harus dipertahankan dalam koleksi. Pilihan Dosen ini kemudian dinilai kembali oleh Pustakawan Pengembangan Koleksi.

b. Bahan Rujukan

Bahan rujukan telah menetapkan kebijakan husus bagi banyak sumber rujukan yang secara periodic menjadi kadaluwarsa karena telah ada revisi atau edisi baru sebagai penggantinya. Edisi-edisi yang belum tercakup dalam kebijakan tersebut menjadi calon untuk ditarik. Keputusan untukmeenarik judul-judul ini dan untuk merevisi kebijakan penyiangan dibuat Pustakawan Referensi yang berkonsultasi dengan Pustakawan Pengembangan Koleksi.

c. Terbitan Pemerintah

Edisi-edisi terbitan pemerintah yang ada dalam Koleksi Terbitan pemerintah yang menjadi kadaluwarsa dengan adanya edisi baru menjadi calon untuk ditarik. Keputusan akhir dibuat per judul oleh pustakawan yang mengelola koleksi tersebut. 

 Semua terbitan pemerintah Negara Indonesia yang telah ada dalam koleksi selama sepuluh tahun menjadi calon untuk ditarik. Keputusan dibuat per judul.

d. Terbitan Berseri

Setiap tahun pustakawan dan Dosen meninjau kembali koleksi terbitan berseri dan menilai judul-judul yang hanya sekali-kali dipakai. Rekomensi untuk membatalkan atau mempertahankan langganan dibuat dengan mempertimbangkan kebutuhan program studi dan anggaran.

e. Laporan penelitian mahasiswa

Perpustakaan secara rutin mengumpulkan dan mengolah Tugas akhir, Skripsi, Tesis dan Disertasi dari mahasiswa Fakultas Geografi UGM. Setiap mahasiswa diwajibkan untuk menyerahkan 1 (Satu) CD naskah Tugas akhir, Skripsi atau Tesisnya ke perpustakaan sebagai salah satu syarat untuk kelulusan. Khusus untuk mahasiswa S3 menyerahkan 1 (satu) CD dan hard copy naskah disertasi.  Kemudian perpustakaan akan memberikan surat keterangan bebas pustaka perpustakaan dan bukti telah menyerahkan naskah Tugas Akhir untuk selanjutnya digunakan oleh mahasiswa sebagai syarat untuk mengurus kelulusan.

KEBIJAKAN UMUM

a. Bahan out-of-print

Semua permintaan untuk bahan out-of-print harus mendapat persetujuan Pustakawan Pengembangan Koleksi sebelum permintaan itu diproses.

b. Bahan Berbahasa Asing

Secara umum Perpustakaan tidak membeli bahan perpustakaan dalam bahasa asing kecuali bahan yang diperlukan untuk menunjang Program Studi yang ditawarkan oleh Fakultas Geografi UGM. Permintaan bahan dalam bahasa asinng yang tidak dimaksud untuk tujuan program tersebut harus mendapat persetujuan dari Pustakawan Pengembangan Koleksi.

d. Hadiah

Hadiah atau sumbangan berupa bahan perpustakaan diterima setelah dipertimbangkan oleh Pustakawan Pengembangan Koleksi. Pemberian tersebut  tidak boleh disrtai dengan berbagai macam syarat. Perpustakaan harus mendapat kebebasan untuk menentukan apa yang akan dilakukan dengan bahan tersebut setelah menjadi milik Perpustakaan. Hanya bahan yang dalam kondisi fisik baik dan yang sesuai dengan tujuan pengembangan koleksi, pedoman, dan kebijakan perpustakaan yang akan dimasukan dalam koleksi perpustakaan.

Sumbangan berupa uang untuk membeli bahan perpustakaan diterima apabila mendapat persetujuan Kepala Perpustakaan.

e. Tukar Menukar

Sebelum memutuskan untuk menerima tawaran pertukaran bahan pustaka dari perpustakaan atau lembaga lain, terlebih dahulu harus mempertimbangkan apakah bahan pustaka yang ditawarkan tersebut benar-benar sesuai dengan subjekyang dikembangakan perpustakaan. Dengan demikian, terlebih dahulu perpustakaan perlu mengadakan tukar-menukar. Perbandingan pertukaran publikasi adalah 1:1 tanpa memandang berat, tebal-tipis, harga, bahasa, ataupun aksara publikasi.

Tanggungjawab untuk pertukaran bahan pustaka diserahkan kepada bagian Pengembangan Koleksi. Unit ini yang menangani pertukaran bahan pustaka berusaha mengumpulkan bahan-bahan pertukaran dengan lembaga lain, memperoleh bahan-bahan yang dapat dipertukarkan, dan memelihara catatan-catatanpertukaran. Unit ini juga biasanya ikut serta dalam pemilihan bahan pustaka yang diharapkan dapat diterima melalui pertukaran, melakukan penelusuran bibliografi dan perlu untuk menemukan bahan-bahan pertukaran, serta merencanakan dan mengorganisasikan pekerjaan-pekerjaan yang berhubungan dengan tukar menukar.

VI. ATURAN TAMBAHAN

Dalam aturan tambahan ini menyebutkan bahwa kebjakan pengembangan koleksi ini dapat diubah dalam waktu satu kali periode yaitu selama 3 tahun  disesuaikan dengan besaran anggaran dapan perubahan permintaan subjek koleksi.