Pemikiran Repository Institusi Perguruan Tinggi

Repository Institusi

Dalam makalah ini penulis akan membahas tentang penerapan repository institusi sebagai preservasi digital di perguruan tinggi dan perkembangannya di perpustakaan perguruan tinggi menurut beberapa ahli yang berkecimpung di bidang kepustakawanan.

Repository institusi menurut Hasugian (2012:1) secara sederhana adalah tempat penyimpanan. Dalam konteks kepustakawanan repository adalah suatu tempat dimana dokumen, informasi atau data disimpan, dipelihara dan digunakan.

Sedangkan menurut Pendit (2008:137) istilah repository institusi atau simpan kelembagaan merujuk ke sebuah kegiatan menghimpun dan melestarikan koleksi digital yang merupakan hasil karya intelektual dari sebuah komunitas tertentu.

Menurut Clifford (2003:2) repository institusi adalah perubahan manajemen teknologi, dan migrasi konten digital dari satu set teknologi ke depan sebagai bagian dari komitmen organisasi untuk menyediakan layanan repository.

Dari pengertian tentang repository institusi yang diberikan oleh para ahli diatas dapat di tarik benang merah tentang repository institusi yaitu pelestarian konten yang ada di perpustakaan ke konten digital. Tentu saja untuk melestarikan koleksi bentuk digital perpustakaan perguruan tinggi harus menyediakan beberapa sarana dan prasarana yang mendukung untuk alih media koleksi tercetak ke bentuk digital seperti scanner, webhosting atau server dengan IP public sehingga dapat di akses dengan mudah oleh sivitas akademika perguruan tinggi.

Dokumen Yang Dikelola Repository Institusi

Dokumen yang dikelola oleh repository institusi menurt Hasugian (2012:1) adalah dokumen literature kelabu (grey literature) yang dapat berupa dokumen dokumen yang khas, buku-buku yang jarang didapatkan di pasar buku, dan juga dokumen yang dihasilkan oleh institusi atau lembaga pemerintah dan sebagainya, sehingga ada yang menyebutnya local content.

            Sedangkan menurut Pendit (2008:144) cakupan yang disimpan dalam repository institusi tidak dibatasi hanya pada e-print dari artikel untuk jurnal ilmiah. Ada yang mengusulkan agar literature abu-abu (grey literature), bahan ajar, arsip, administrative, dan data untuk penelitian ikut dimasukan kedalam repository institusi.

            Dalam perkembangan repository institusi dokumen yang dikelola dan akan dimasukan ke repository institusi juga bervariasi apakah hanya local conten literature kelabu berbentuk teks yang dialihmediakan saja yang dimasukan ke dalam  repository institusi atau konten digital seperti audio, video, format gambar juga ikut dimasukan ke repository institusi? Tentu saja semua bergantung kepada kebijakan suatu institusi dan visi misi yang diemban oleh institusi perguruan tinggi tersebut. Penulis membandingkan dengan repository institusi yang ada di Perguruan Tinggi Negri di Yogyakarta dan sebagai pembanding adalah repository institusi milik Universitas Sumatra Utara.  Berikut ini beberapa contoh repository institusi :

1.      UGM

Repository institusi yang dipunyai UGM beralamat di http://repository.ugm.ac.id/ dan http://etd.ugm.ac.id (akses laporan penelitian). Repository UGM mash terpisah dan belum terintegrasi menjadi satu dan sedang menuju proses integrasi. Repository UGM barusaja dibuat yaitu tahun 2013 tentu saja masih kalah dengan UIN Sunan Kalijaga dan UNY dalam hal banyaknya konten digital.

Yang disimpan dalam repository institusi UGM Antara lain :

Article (17606)

Book Section (41)

Conference or Workshop Item (448)

Book (37)

Thesis (52630)

Video (1)

Teaching Resource (3)

Other (33)

2.      UNY

Repository institusi yang dipunyai UNY beralamat di http://eprints.uny.ac.id/  berisikan dokumen karya ilmiah skripsi, penelitian, tesis, gambar, video, audio

3.      UIN Sunan Kalijaga

Repository institusi yang dipunyai UIN Sunan Kalijaga beralamat di http://digilib.uin-suka.ac.id/   berisikan dokumen skripsi, tesis, disertasi, laporan penelitian, laporan PPL (Praktik Pengenalan Lapangan), KKP (Kuliah Kerja Praktik), dan KKL (Kuliah Kerja Lapangan)

4.      ISI Yogyakarta

5.      Repository institusi yang dipunyai ISI Yogyakarta beralamat di http://digilib.isi.ac.id/ berisikan dokumen video, tugas akhir mahiswa, dan gambar

6.      Universitas Sumatra Utara (USU)

Repository institusi yang dipunyai Universitas Sumatra Utara (USU) beralamat di http://repository.usu.ac.id/ berisikan dokumen Guide Books (GB) [84], Lecture Papers (LP) [2235], Master Theses (MT) [6704], PhD Dissertations (PD) [151], Student Papers (SP) [29285], USU e-Archives (UA) [150], USU e-Journals (UJ) [1582]

            Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa koleksi yang dimiliki oleh masing-masing institusi berisi tentang konten lokal yang dimikiki oleh perpustakaan untuk mendukung preservasi digital.

Perkembangan Repository institusi

       A.    Paradigma Open Akses

Clifford (2003:9) memberikan definisi tentang open akses yaitu open akses di jalankan tanpa bingkai hukum yang berkaitan dengan hak cipta. Hak cipta melekat pada karya yang dibuat oleh penulis.

Hampir sependapat dengan pendapat di atas Jonner Hasugian juga berpendapat bahwa hak cipta melekat pada penulis naskah. Jadi yang bertanggung jawab atas naskah adalah penulis, bukan lembaga yang menerbitkan naskah / karya ilmiah tersebut, batasan yang tidak boleh di unggah di repository institusi jika karya ilmiah tersebut berkaitan dengan rahasia perusahaan atau berkaitan dengan hak cipta. (wawancara tanggal 29 Oktober 2014 di Hotel Menara Peninsula dalam acara pemilihan tenaga pendidik dan kependidikan DIKTI 2014).

Perkembangan tentang open akses saat ini adalah ada kesan open tetapi tidak open misalnya sebuah intitusi tidak membuka seluruh karya yang di unggah dalam repository institusi hanya beberapa yang di unggah di repository institusinya. Memang untuk membuka seluruh karya tulis ilmiah di perlukan pertimbangan-pertimbangan salah satunya adalah kebijakan atau payung hukum yang berkaitan dengan unggah karya ilmiah ke repository institusi. Dalam wawancara dengan jonner hasugian, beliau mengungkapkan keberanian USU untuk membuka seluruh laporan penelitian yang disimpan di perpustakaan yaitu adanya payung hukum atau aturan dari Universitas selain ada aturan tersebut juga ada surat pernyataan yang di buat oleh penulis karya ilmiah tentang kesediaan seluruh karya ilmiah nya di unggah ke repository institusi. Dengan adanya payung hukum dan pernyataan dari penulis maka perpustakaan mempunyai payung hukum yang kuat untuk mengunggah seluruh karya ilmiah sivitas akademika dengan batasan yang tidak berkaitan dengan rahasia perusahaan dan hak cipta.

B.     Repository institusi di USU dan Perguruan Tinggi Negri di Yogyakarta

Kebijakan akses terhadap koleksi repository menurut Hasugian (2012 :7) kebijakan akses repository institusi harus di pertimbangkan dengan cermat, apakah koleksi repository dapat di akses secara terbuka (open akses)? Apakah hanya menyediakan akses terbatas?. Hal ini semua tentu saja memerlukan pertimbangan sesuai dengan kebijakan perguruan tinggi setempat. Dalam makalah ini penulis mengambil contoh dari repository institusi yang ada di USU dan Perguruan Tinggi Negri di Yogyakarta tentang kebijakan akses repository institusi.

a.       UGM

Repository institusi UGM yang beralamat di http://etd.ugm.ac.id mempunyai kebijakan akses yang terbatas hal ini dapat dilihat dari koleksi yang di upload di repository institusi  pengunjung hanya bisa mengakses laporan penelitian terbatas pada :

1.      judul

2.      abstract

3.      daftar isi

4.      Pendahuluan

5.      Kesimpulan

Sedangkan untuk mengakses full teks pengunjung dapat membaca di  Ruang Tesis/Disertasi Perpustakaan UGM lantai satu.

b.      UNY

Repository institusi UNY yang beralamat di http://eprints.uny.ac.id/  mempunyai kebijakan akses yang terbatas hal ini dapat dilihat dari koleksi yang di upload di repository institusi  pengunjung hanya bisa mengakses laporan penelitian terbatas pada Intisari dan Abstrak. Sedangkan untuk mengakses full teks pengunjung dapat membaca di  Ruang koleksi digital UPT Perpustakaan UNY lantai 3.

c.       UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta

Repository institusi UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta  yang beralamat di http://digilib.uin-suka.ac.id/   mempunyai kebijakan akses yang terbatas hal ini dapat dilihat dari koleksi yang di upload di repository institusi  pengunjung hanya bisa mengakses laporan penelitian terbatas pada BAB I, V, DAFTAR PUSTAKA. Sedangkan untuk mengakses full teks pengunjung dapat membaca di  Ruang Repository dan harus mempunyai surat pernyataan dari pembimbing skripsi/tesis/disertasi supaya bisa membaca full teks.

d.      ISI Yogyakarta

Repository institusi ISI Yogyakarta yang beralamat di http://digilib.isi.ac.id/  mempunyai kebijakan akses yang terbatas hal ini dapat dilihat dari koleksi yang di upload di repository institusi  pengunjung hanya bisa mengakses laporan penelitian terbatas pada BAB I, IV, DAFTAR PUSTAKA, Sedangkan bab lain tertera staff only tetapi bisa di download. Untuk akses full teks pengunjung dapat membaca di Perpustakan ISI Yogyakarta.

e.       USU

Repository institusi ISI Yogyakarta yang beralamat di http://repository.usu.ac.id/ mempunyai kebijakan akses full teks kecuali naskah yang berkaitan dengan rahasia perusahaan dan hak cipta. Pengunjung yang ingin mengkase full teks diharuskan mendaftar terlebih dahulu di  http://repository.usu.ac.id/register. Setelah mendaftar Anda bisa mengkases full teks artikel atau laporan penelitian yang ada di repository USU.

 

Daftar Bacaan

Pendit, Putu Laxman.(2008). Perpustakaan Digital A sampai Z. Jakarta: Karya Ciptaaksara.

Lynch, C. (2003). Institutional Repositories: Essential infrastructure for scholarship in the digital age, ARL Bimonthly Report, No. 226. http://www.arl.org/resources/pubs/br/br226/br226ir.shtml. Diakses pada tanggal 20 Desember 2014 pukul 19.00

Hasugian, Jonner (2012). Internal Repository pada Perguruan Tinggi Internal Repository pada Perguruan Tinggi. Usu Institutional Repository. http://repository.usu.ac.id/handle/123456789/39750 diakases pada tanggal 1 Januari 2015 pukul 18.00