Perpustakaan
Fakultas Geografi UGM mempunyai koleksi Buku 6396 Penelitian 8099, koleksi
digital sebanyak 2429. Dalam menilai atau mengevaluasi koleksi ada beberapa
metode yang bisa kita gunakan, dalam kasus di Perpustakaan Fakultas Geografi
UGM. Ada berberapa merode penilaian milik
George Bonn (dalam Evans, 2000) memberikan lima pendekatan umum terhadap
evaluasi, yaitu:
1.
Pengumpulan data statistik semua koleksi yang dimiliki
2.
Pengecekan pada daftar standar seperti katalog dan bibliografi
3.
Pengumpulan pendapat dari pengguna yang biasa datang ke perpustakaan
4.
Pemeriksaan koleksi langsung
5.
Penerapan standar, pembuatan daftar kemampuan perpustakaan dalam penyampaian
dokumen, dan pencatatan manfaat relatif dari kelompok khusus.
Dari
kelima metode diatas saya memilih metode untuk penilaian koleksi yaitu Metode
Terpusat pada Penggunaan, alasan saya memilih metode ini adalah, karena kita
bisa mengetahui tingkat keterpakaian koleksi oleh pengguna.
Adapun metode terpusat pada penggunaan antara lain :
Adapun metode terpusat pada penggunaan antara lain :
a. Melakukan
Kajian Sirkulasi
Pengkajian
pola penggunaan koleksi sebagai sarana untuk mengevaluasi koleksi semakin
populer. Dua asumsi dasar dalam kajian pengguna/penggunaan adalah:
1)
kecukupan koleksi buku terkait langsung dengan pemanfaatannya oleh pengguna
2)
statistik sirkulasi memberikan gambaran yang layak mewakili penggunaan koleksi
Dengan
digunakannya komputer dalam melaksanakan transaksi peminjaman, maka semakin
mudah untuk memantau data sirkulasi. Ada masalah dengan data sirkulasi
dikaitkan dengan nilai koleksi, karena data itu tidak termasuk data koleksi
yang dibaca di dalam perpustakaan. Beberapa jenis koleksi seperti referens dan
jurnal biasanya tidak dipinjarnkan. Jadi data sirkulasi belum mewakili keseluruhan
data pemanfaatan koleksi.
b. Meminta
Pendapat Pengguna
Survei
untuk mendapatkan data persepsi pengguna tentang kecukupan koleksi baik secara
kualitatif maupun kuantitatif merupakan salah satu data yang sangat berguna
dalam program evaluasi koleksi. Hanya perlu diperhatikan keobjektifan dari
pengguna dalam menilai kecukupan koleksi dalam memenuhi kebutuhannya. Jangan
sampai ketidaktahuan pengguna dalam mencari informasi di perpustakaan
mengakibatkan penilaian kurangnya koleksi untuk memenuhi kebutuhan akan
informasinya. Begitu juga dengan lemahnya sistem temu kembali bisa
mengakibatkan seolah-olah koleksi perpustakaan itu tidak bisa memenuhi
kebutuhan pengguna. Perlu juga diketahui latar belakang pengguna mengapa
seseorang mengatakan positif atau negatif tentang koleksi. Tentunya pengguna
yang sudah sering menggunakan perpustakaan akan memberikan pendapat yang lebih
objektif dibandingkan dengan pengguna yang baru atau bahkan tidak pemah
menggunakan perpustakaan. Namun demikian bukan berarti bahwa pengguna atau
calon pengguna yang demikian pendapatnya tidak perlu didengar. Penentuan
responden secara acak tentunya akan memasukkan semua unsur dalam populasi
pengguna, termasuk pengguna potensial (belum menjadi pengguna). Perlu juga ada
pertanyaan bagi pengguna potensial mengapa mereka tidak menjadi pengguna
perpustakaan, apakah karena koleksinya tidak memenuhi kebutuhan mereka, ataukah
karena mereka tidak mengetahui apa yang ada di koleksi perpustakaan? Dengan
demikian yang menjadi masalah bukanlah koleksinya, tetapi masalah promosi
perpustakaan. Semua itu harus menjadi masukan bagi evaluasi koleksi. Penentuan
pertanyaan yang jeli akan menghasilkan kesimpulan yang lebih akurat,
menghilangkan kemungkinan kesimpulan yang menyesatkan.
c. Menganalisis
Statistik Pinjam Antar Perpustakaan (Pemanfaatan Perpustakaan Lain)
Bila
pengguna sebuah perpustakaan banyak menggunakan perpustakaan lain bisa jadi ada
masalah dengan koleksi perpustakaan itu. Namun bisa juga ada hal lain yang
menyebabkan penggunanya lebih suka menggunakan perpustakaan lain seperti
petugas di perpustakaan lain lebih ramah, pelayanannya lebih baik, keadaan
perpustakaannya lebih nyaman, lebih mudah dan cepat menemukan buku di rak,
lebih dekat dengan rumah atau kantornya, jam bukanya lebih sesuai dengan waktu yang
dimiliki, tempat parkir mobilnya lebih mudah dan aman, dan berbagai alasan
lainnya yang tidak ada hubungannya dengan kecukupan koleksi. Tetapi tetap saja
ada kemungkinan bahwa sumber dari semua masalah adalah koleksi yang tidak
sesuai dengan kebutuhan pengguna Pustakawan harus mencari informasi mengapa hal
itu terjadi dan alasan utama terjadinya penggunaan perpustakaan lain oleh
komunitasnya.
Pustakawan
pengembangan koleksi juga harus secara berkala memeriksa data pinjam antar
perpustakaan, bila pelayanan itu ada. Bila ada buku atau jurnal yang tidak
dimiliki perpustakaan, tetapi sering diminta melalui pinjam antar perpustakaan,
berarti buku atau jurnal itu mempunyai peminat yang tinggi, sehingga sewajarnya
bila buku atau jurnal itu dimiliki oleh perpustakaan. Bila buku atau jurnal itu
sudah ada di koleksi, tetapi juga banyak diminta melalui pinjam antar
perpustakaan, berarti diperlukan duplikat yang lebih banyak untuk buku
tersebut. Untuk jurnal yang biasanya sangat mahal harga berlangganannya, perlu
dipikirkan bagaimana sistem baca di tempat yang lebih memberikan kesempatan
yang merata kepada pengguna.
d. Melakukan
Kajian Sitiran
Metode
ini dapat digunakan untuk mengevaluasi koleksi perpustakaan perguruan tinggi
dan khusus dengan menggunakan sejumlah contoh dari publikasi penelitian yang
sesuai dengan tujuan perpustakaan. Sebagai contoh di perpustakaan perguruan
tinggi yang mempunyai program doktor dapat menggunakan disertasi sebagai bahan
untuk kajian sitiran. Disertasi merupakan dokumen yang mempunyai nilai paling
tinggi dalam perjalanan pendidikan seseorang, dengan demikian bahan pustaka
yang dirujuk dalam disertasi dianggap sangat bernilai bagi penulisan disertasi
itu, sehingga sangat beralasan untuk dijadikan sarana mengevaluasi koleksi.
Kajian sitiran dilakukan dengan mencatat semua bahan pustaka yang dijadikan
daftar pustaka pada sejumlah disertasi yang terpilih sebagai contoh. Data itu
kemudian dicocokkan dengan data katalog, maka akan diketahui berapa persen dari
bahan pustaka yang dirujuk disertasi ada di koleksi perpustakaan. Bila
persentase itu kecil berarti koleksi perpustakaan tidak cukup untuk mendukung
program doktor yang ada di perguruan tinggi itu. Dapat dikatakan bahwa para
mahasiswa program doktor itu lebih banyak menggunakan perpustakaan di luar
perpustakaan perguruan tinggi tersebut.
Kajian
sitiran tidak terlalu sulit dilakukan, hanya memerlukan ketekunan dan
kecermatan yang tinggi, serta jelas menyita waktu yang cukup banyak. Hasil
kajian sitiran sebenarnya tidak hanya memberikan data persentase koleksi yang
dirujuk, tetapi juga jenis koleksi apa yang banyak digunakan, selang tahun
publikasi yang dirujuk, bahkan sampai kepada judul jurnal yang paling banyak
dirujuk untuk setiap bidang ilmu dari disertasi tersebut.
e. Melakukan
Kajian Penggunaan Di Tempat (Ruang Baca)
Melengkapi
data yang diperoleh pada kajian sirkulasi, kajian terhadap buku dan jurnal yang
dibaca di tempat/rnang baca perlu dilakukan. Kajian dapat dilakukan dengan
menghitung buku dan jurnal yang ada di meja baca setelah selesai dibaca
pengguna pada kurun waktu tertentu. Pencatatan koleksi yang dibaca kini semakin
mudah dilakukan dengan bantuan sistem informasi perpustakaan, pustakawan
mengambil buku yang ada di meja kemudian dimasukan ke sistem informasi perpustakaan,
di Perpustakaan Fakultas Geografi menggunakan sistem informasi SIPUS integrasi.
Adapun tampilan pendataan koleksi yang
di baca adalah sebagai berikut :
Gambar
1. Menu pendataan koleksi yang dibaca
Gambar 2. Menu laporan buku yang dibaca
Karena
tujuan pengumpulan data ini adalah untuk mengevaluasi koleksi, maka tidak cukup
hanya mengetahui jumlah buku yang dibaca di tempat. Lebih rinci lagi, mungkin
perlu diketahui jumlah buku yang dibaca di tempat berdasarkan nomor
klasifikasi. Petugas pengumpul data perlu dibekali tabel yang telah dibagi
kolom-kolomnya menurut nomor kelas dari 0 - 9. Dengan demikian bisa diketahui
nomor kelas besar yang mana yang paling banyak digunakan, dan nomor kelas mana
yang paling rendah digunakan. Tingginya penggunaan untuk buku-buku kelompok
kelas tertentu bisa berarti bahwa pengguna memang membutuhkan informasi dalam
subjek itu dan buku-buku yang ada corok dengan kebutuhan pengguna. Sedangkan
rendahnya penggunaan kelompok kelas tertentu bisa berarti pengguna kurang
membutuhkan informasi untuk subjek tersebut, atau buku-buku yang ada dalam
subjek itu tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna. Untuk itu diperlukan data
pendapat dari pengguna mengenai koleksi untuk subjek itu.
Untuk
mengevaluasi jurnal yang dibaca di tempat diperlukan data judul jurnal yang
dibaca oleh pengguna, tidak cukup hanya jumlah nomor jurnal yang dibaca. Bisa
terjadi juga jurnal yang banyak dibutuhkan pengguna bahkan tidak dimiliki
perpustakaan. Data dari survei kebutuhan pengguna sangat dibutuhkan untuk
mengetahui kebutuhan jurnal oleh pengguna perpustakaan.
f. Memeriksa
Ketersediaan Koleksi di Rak
Pustakawan
perlu melakukan pengumpulan data mengenai ketersediaan koleksi di rak pada
kurun waktu tertentu. Maksud dari pengumpulan data ini untuk mengetahui
seberapa tinggi bahan pustaka yang dicari pengguna tersedia di rak koleksi.
Bila persentase penemuan tinggi, bisa berarti bahwa koleksi sudah sesuai dengan
kebutuhan pengguna. Bila persentase ketidaktersediaan bahan pustaka yang dieari
tinggi, ada dua kemugkinannya. Pertama, bahan pustaka itu dimiliki oleh
perpustakaan tetapi sedang dipinjam atau dibaca oleh pengguna lain, artinya
perpustakaan perlu menambah duplikat bahan pustaka itu. Kedua, bahan pustaka
yang dicari memang tidak dimiliki perpustakaan, artinya bila sesuai dengan
Kebijakan Pengembangan Koleksi maka bahan pustaka itu perlu diadakan.
Untuk
pengumpulan data ini diperlukan petugas khusus untuk melakukannya. Cara
pengumpulan data bisa dilakukan seperti yang dilakukan untuk kajian penggunaan
koleksi di tempat. Namun untuk mendapatkan data judul-judul bahan pustaka yang
banyak diperlukan tetapi belum tersedia di rak bisa dilakukan secara terus
menerus sepanjang tahun. Pengguna diminta untuk menuliskan judul tersebut pada
sehelai daftar isian yang akan dikaji oleh pustakawan pengembangan koleksi
untuk keputusan pembeliannya.
Referensi :
Evans, G. Edward
and Zarnosky, Margaret R. 2000. Developing Library and Information Center
Collections. Libraries Unlimited. Englewood, Colorado.
Sujana, Janti G.
dan Yulia, Yuyu. 2006. Modul Pengembangan Koleksi. Universitas Terbuka.
Jakarta.
Sulistyo-Basuki. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Pustaka Utama. Jakarta.
Sulistyo-Basuki. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Pustaka Utama. Jakarta.
Mungkin fiperlukan penelitian tentang minat baca sehingga pengunjung perpustakaan dapat dengan mudah mencari buku yang diinginkan. Terima kasih, dari http://bukunovelbestseller.blogspot.com
BalasHapus